25個行動,焦慮再見!

時間管理:永遠跑在Deadline之前!
1  養成一次就把事情做好的習慣
有些事情一旦決定就無法回頭,即使能挽回,也得花數倍力氣調整,時間耗掉大半。
「第一次就做對」是一種「預防」的心態,只要事前多花時間溝通,想清楚再動手,確立對的方向,若事後需要調整,就不會太過離譜。
2  掌握工作的輕重緩急
工作時間的運用要非常有效率,關鍵在於是否掌握了一天工作的「輕重緩急」,而非「先來的先做,後來的後做」。
所謂「輕重緩急」,可依「緊急」、「重要」的程度,分為4個象限。首先,你得優先完成落在「重要且緊急」的事項,其次,想過一個有效、規律的生活,你必須在「重要不緊急」的第2優先象限中,放較多比例的時間,因為它強調「計劃」與「預防」,容易助你成功。
若你發現自己常被第3象限「緊急不重要」的瑣事所困,你需要學會對不重要的事情說「不」,若第4象限「不重要不緊急」的項目花掉你太多時間,代表你不清楚想要什麼,應該重新審視自己的目標設定。
3  「前半主義」法
既然排出了工作的順序,日本效率專家松本幸夫在《戒掉你的加班病》書中提醒,你除了得為每個任務定出時間限制,還得奉行「前半主義」:「在時限的前半段就提前完成大半的工作。」

 例如,時限是「一天」,請在中午前提前完成;時限是「一週」,請在3天內提前完成,更長的時限,亦是以此原則類推。

 一旦你逼著自己在前半期提前完成大半的工作目標,後續不僅有充分調整的空間,心情也會比較輕鬆,更容易獲得主管正面評價。

4   一日之計在於「昨夜」
 為增進工作效率,縮短進辦公室的「熱機」時間,前一晚就該訂定隔天計劃。每晚睡前,不妨將明天要達成的目標記下來,按重要程度編順序。隔天一早,即可馬上著手第1個目標,達成後再繼續實現第2個目標,一路堅持做下去。

5招 每天提早2小時上班
 日本時間管理專家高井伸夫在《早上10點以前搞定工作》書中建議,早上1小時工作效率可抵下午的23個小時。因此,不妨往前挪兩個小時,早上7點進辦公室,既可避免通勤塞車之苦,還能保有晨間不受打擾的時光,專心思考一天的工作,效率更佳。

6  活用零碎時間
  無論是會議或業務拜訪,難免有等待的零碎時間,不妨趁空檔打個電話,擴展人際關係,反覆翻閱行事曆,以免遺忘小事或約會,或在隨身的小記事本,即興記錄一些想法,把握這個做計劃、企劃的好時機。

7  阻擋不必要的干擾
  「專注」是忘卻壓力、發揮高效率最好的辦法。工作中途遇到干擾時,例如當老闆突然交辦事情,或有臨時會議召開,若非迫切到非得馬上執行,不妨請求給予短暫時間,將手邊事項收尾,以免回頭又得曠日廢時。
另外,對於電話與電子郵件,不妨依公私或對象的重要性,在繁忙之際做一區隔,以減少不必要的干擾。例如,你可以申請2個行動電話號碼或不同的帳號,以管理回覆的時機,好留出塊狀時間,讓自己能專心處理要事。

8  用「異類組合法」增加幹勁
 在訂立工作計劃時,松本幸夫認為,要提高工作效率,可藉不同類型的項目交替組合,避免同一工作聚焦太久,產生慣性疲乏。
 他建議,可以在「上午」和「下午」進行完全不同性質的工作內容,例如,上午用頭腦,可以開會、蒐集資料,下午動身體,以會見客戶為主等。

9  重要的「準備時間」不可省
 松本幸夫發現,很多人為了省時,矯枉過正地把有助於工作效率的「準備時間」都省略掉,譬如,「簡報前的預演」、「開會前與跨部門主管簡單會前磋商」。
 事實上,這些簡單的步驟,不僅能讓會議更為順暢,因磋商有了初步共識,還能避免會議過度冗長,或再三召開,浪費大家時間。

 目標管理:以專案管理管好你的工作!

 第10  明確取得老闆的書面指示
 如果老闆交派給你任務,只有口頭說明,卻沒有太多指示,此時不妨以一個「專案負責人」的角色,試著明確取得老闆給你的承諾,例如經過他核准的企劃書,否則光靠口頭說明,容易對結果產生認知上的差距,埋下衝突的種子。

3招解決現代焦慮
要解決現代人的煩惱、焦慮,就需要去改變我們面對壓力的方式。

1.認識壓力公式
鄭石岩教授在多年的諮商經驗中發現,人的壓力,可以用一個公式表現,壓力=負載÷自我功能。負載等於是卡車上所載的東西,自我功能就好像這部卡車的承載能力。如果上面負載的東西並沒有增加,可是你現在很難過,這就表示有幾個可能,一是你的自我功能減弱了,一是你在上面加了太多別的東西、太多垃圾。
例如,在辦公室跟同事處不好,回家後跟家人處不好,這些壓力、這些情緒,全都加到工作上去,就變成垃圾負載。這些衝突、情緒,其實跟你的工作並沒有關係,但都全部被加到你的工作裡面去。

2.減輕垃圾負載
對於這些人來講,鄭石岩教授並不主張馬上把他們原來的主題負載減少,要減少的是他們的垃圾負載。根據這個壓力公式來分析,鄭石岩教授為那位女主管開了三個處方。

第一個處方是運動,因為運動可以刺激腦下垂體分泌腦內啡,使人的心情變好。
第二個處方,是儘量表現出開心的樣子。鄭石岩告訴那位女主管每天進辦公室前,就深深吸一口氣,裝一裝,假裝高興,感覺自己的胸口鬆開,把眉毛揚一揚,振作起來,再走進辦公室,並且要記得跟人打招呼。鄭石岩解釋,一旦你經常這樣作,行為影響情緒,人真得會變得比較快樂。

第三樣處方,就是笑。因為笑的時候可以按摩內臟。而且笑的時候,通常都會深呼吸,也會刺激身體產生令人舒服、愉快的分泌物。

 幾個星期下來,這位女主管真的有很好的轉變,她保持運動,心情也變好了,也不再有辭職的念頭了。


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